La grande novità per i sistemi di comunicazione aziendale è senza dubbio l’integrazione Teams centralino.

La comunicazione interna all’Azienda è cambiata: e’ probabile che, come molti altri, nel periodo di smartworking e pandemia i tuoi utenti abbiano iniziato ad usare Microsoft Teams in modo intenso.

Infatti la distanza fisica ha favorito le videochiamate e le chat aziendali, ed una volta presa l’abitudine e capita la comodità di questo strumento, i tuoi utenti vorranno continuare ad usarlo.

Integrazione Teams centralino: semplificazione

Utilizzare Teams ha tanti vantaggi, ma causa anche un’ulteriore proliferazione degli strumenti di comunicazione: centralino fisico, telefoni fissi, smartphone, telefoni cordless, vari softphone per PC oppure per device mobili, fax (per chi ancora lo usa) oppure fax server, ed ora pure Teams.

Strumenti diversi, fornitori diversi, contratti di assistenza diversi, scadenze contrattuali diverse: aumento esponenziale della complessità di gestione.

L’integrazione Teams centralino promette quindi di semplificare riducendo il numero e la tipologia di strumenti da gestire: potresti addirittura assicurare le comunicazioni aziendali solo con un centralino cloud ed uno smartphone sul quale gira Teams, oltre naturalmente Teams desktop per video call più strutturate.

Se invece hai utenti più tradizionali, che preferiscono il caro e vecchio telefono fisico, l’integrazione di un centralino cloud con Teams permette di gestire il tutto con la giusta semplicità e flessibilità.

Integrazione Teams centralino: architettura

L’integrazione Teams centralino può quindi aiutarti a razionalizzare i device telefonici aziendali e migliorare l’adozione di strumenti di Unified Communications.

Ma come è possibile integrare il proprio sistema telefonico con Microsoft Teams?

Cosa ti serve

Innanzitutto è necessario:

• Utilizzare un servizio di centralino Cloud. In teoria potresti anche utilizzare il tuo centralino ed interfacciarlo al mondo Teams in autonomia. In questo caso dovresti acquistare, configurare e mantenere degli apparati complessi per far “parlare” il tuo centralino con il mondo Microsoft. A meno che tu non abbia migliaia di utenti, è molto più vantaggioso rivolgersi ad un provider di servizi che ha già tutto pronto.
• Il fornitore del servizio di centralino Cloud deve essere interfacciato, tramite un proprio SBC, al mondo Teams. L’integrazione si ottiene per mezzo di SBC (Session Border Controller), apparati che permettono di creare flussi telefonici tra l’infrastruttura del tuo provider ed il cloud Microsoft. Grazie all’utilizzo di SBC i due mondi “parleranno la stessa lingua” e lo potranno fare in totale sicurezza.
• Avere un servizio Microsoft 365 attivo con sistema telefonico. Una comune licenza Microsoft 365 purtroppo non basta, dovrai avere anche l’add-on per utilizzare i servizi di telefonia in rete pubblica. Ad oggi sono possibili le seguenti combinazioni:
  • Microsoft 365 Business Basic + Business Voice
  • Microsoft 365 Business Standard + Business Voice
  • Microsoft 365 Business Premium + Business Voice
  • Office 365 E1 + Phone System
  • Office 365 E3 + Phone System
  • Office 365 E5

Come funziona il routing delle chiamate

Tutto si traduce in un concetto piuttosto semplice: Teams (che sia esso desktop oppure mobile) diventa un interno del centralino.

• L’utente mantiene il proprio numero di interno
• Teams può sostituire oppure integrare il telefono fisico.
• Il numero di interno sarà lo stesso per tutti i device (se l’utente ha, ad esempio, l’interno 201, tale interno sarà il medesimo sia su Teams che su telefono fisso/cordless)
• Se l’app Teams viene installata su smartphone, l’utente potrà portarsi ovunque il proprio interno telefonico aziendale.
• Le chiamate da un utente Teams ad un altro utente Teams, continuano a “girare” nella “nuvola” Microsoft e non coinvolgono SBC e centralino aziendale.

L’immagine sotto riporta il routing delle chiamate:

 

Cosa cambia per gli utenti

Sai benissimo che i tuoi utenti sono affezionati al loro modo di lavorare e non amano molto le novità.

Se i tuoi utenti utilizzano già altri softphone in realtà non cambia molto: il loro softphone verrà sostituito da Teams.

Se invece usano Teams + telefono fisso, dovranno abituarsi ad effettuare chiamate dal PC, ma conoscendo già Teams, il passaggio sarà senza dubbio più agevole.

Ecco cosa cambia in pratica:

• Una volta completata l’integrazione Teams centralino, il tastierino, ora disabilitato, prenderà vita.
• Verrà mostrato il numero di interno telefonico di ogni utente.
• La lista delle chiamate elencherà sia quelle interne all’organizzazione che quelle esterne su rete pubblica.
• Teams squillerà sia per l’arrivo di una chiamata interna sia per l’arrivo di una comune chiamata dall’esterno.

 

Integrazione Teams centralino, massima flessibilità

Come già detto in precedenza, questa integrazione può permetterti di razionalizzare l’utilizzo degli strumenti telefonici aziendali, la massima semplificazione sarebbe quella di utilizzare solo Teams + smartphone, che sarebbe lo scenario più “estremo”.

Ci possono essere anche altri scenari, ad esempio:

• Tutti gli utenti hanno Teams per le call/videocall/chat interne ma solo alcuni hanno l’integrazione telefonica e relativa licenza
• Alcuni utenti usano esclusivamente Teams che quindi sostituisce ogni altro device.
• Alcuni altri usano Teams in integrazione al telefono fisso.
• Chi ha necessità di utilizzare cordless può continuare a farlo, con o senza Teams.

Le combinazioni possono essere molteplici e possono anche essere cambiate in corsa.

Affidati a chi può fare un’analisi approfondita dei tuoi bisogni e ti può consigliare per il meglio!